Przekazanie danych do ogólnopolskiego wykazu studentów – 15 kwietnia

Przekazanie danych do ogólnopolskiego wykazu studentów – 15 kwietnia Drukuj Drukuj

Szanowni Państwo,

zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 288) Uczelnia zobowiązana jest do przekazywania do systemu POL-on danych dotyczących studentów. Przekazanie danych następuje za pomocą narzędzia eksportu systemu USOS i jest dokonywane w dwóch terminach:

  • do dnia 30 kwietnia według stanu na dzień 15 kwietnia
  • do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada;

Ze względu na zbliżający się termin przekazania danych, bardzo proszę o pilne uaktualnienie i uzupełnienie informacji znajdujących się w systemie USOS. Do dnia 9 kwietnia br. wszyscy studenci powinni zostać rozliczeni z wymagań realizowanego programu i wpisani na właściwy etap studiów.

Bardzo proszę o zwrócenie szczególnej uwagi na osoby będące w procedurze skreśleń z listy studentów. Wprowadzony w systemie USOS mechanizm dokonywania skreśleń, bezwzględnie wymaga terminowego uzupełniania odpowiednich pól m.in. „data decyzji” i „data doręczenia decyzji”.

Szczegółowa instrukcja w tym zakresie została Państwu przesłana pismem o sygn. BSS-441-163/2017 w dniu 30 października 2017 r. (instrukcja dostępna również na stronie BSS: http://bss.uw.edu.pl/mechanizm-skreslen-usos-materialy/). Aby umożliwić Państwu weryfikację osób będących w procedurze skreślenia, został stworzony odpowiedni raport w systemie USOS. Instrukcja dostępna jest pod adresem http://bss.uw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/80/2017/10/USOS_raport-2.pdf

 

Jak co roku prosimy także o wygenerowanie z systemu USOS raportu o błędach/brakach w danych studenckich Państwa jednostki oraz o ich poprawienie (dot. semestru 2017L).

W celu wygenerowania pliku należy wybrać opcję Eksport do systemu POL-on w dziale Sprawozdawczość.

W górnej części formularza należy wskazać:

1.Nazwę pliku wyjściowego – najlepiej utworzyć na dysku katalog z bieżącą datą, wskazać w tym katalogu plik o nazwie identyfikującej jednostkę, studentów i cykl dydaktyczny,
np. 1000-stud-2017L.xml.

2.Sposób sortowania danych – według uznania, sugerowanym rozwiązaniem jest sortowanie po numerze PESEL.

3.Poziom logowania: wszystkie komunikaty.

Pozostałe pola wypełnia się na zakładce Studenci:

1.Jednostka programu studiów – należy wskazać jednostkę macierzystą, o ile jest jednostką podstawową, w przeciwnym razie jednostkę podstawową nadrzędną w stosunku do jednostki macierzystej.

2.Cykl dydaktyczny – na przykład 2017.

3.Zakres eksportowanych studentów – Wszyscy aktywni studenci.

4.Zakres eksportowanych programów – Programy studenta w wybranej jednostce.

5.Zakres eksportowanych stypendiów – Według przyznań.

6.Wybierz semestr – letni.

 

Należy kliknąć przycisk Eksportuj studentów.

Czas trwania eksportu zależy od liczby studentów w jednostce. Może on trwać od kilku do kilkunastu minut.

Po zakończeniu eksportu we wskazanym katalogu powstaną dwa pliki: jeden z rozszerzeniem ERR (plik z komunikatami o błędach), a drugi z rozszerzeniem XML. Plik z rozszerzeniem ERR powinien mieć wartość zero, co oznacza, że nie zawiera on błędów.

 

Więcej informacji, dotyczących procesu raportowania znajdziecie Państwo w poradniku pt. „Kontrola danych studenckich eksportowanych do systemu POL-on w jednostkach prowadzących studia” dostępnym na stronie:  http://bss.uw.edu.pl/pol-on/.

W przypadku studentów MISH oraz MISMAP prosimy korzystać z zakładki ISM w formularzu Eksport do systemu POL-on.

 

 


Data publikacji: 22 marca 2018